El Ingreso Base de Cotización (IBC) es el porcentaje de lo devengado por el trabajador con el cual se determina el monto a pagar por concepto de aportes a salud, pensiones, riesgos profesionales, caja de compensación, SENA e ICBF.

La determinación correcta de dicha base es una tarea compleja que tiene un componente legal y uno técnico consistente en la parametrización del programa (formulación de casos de uso) con el cual se calculan las contingencias relacionadas con la nómina.

Cuando el Ingreso Base de Cotización no se calcula de manera correcta, se corre el riesgo de reportar inexactitudes en el cruce de información que realiza la UGPP. Para mitigarlo es necesario que los siguientes aspectos se encuentren debidamente estructurados:

1.   Contratos, otros síes, desprendibles de nómina.
2.   Contabilidad.
3.   Nómina.
4.   Parametrización del programa de nómina.
5.   Personal capacitado, actualizado y competente. 

En el caso de las cooperativas, es imprescindible revisar el régimen de compensaciones, y los planes de aportes a fondos voluntarios de pensiones o Plan Institucional si se tiene en la organización.

En caso de que cualquiera de los procesos descritos no funcione de la manera adecuada, se genera un riesgo que se verá materializado en el mejor de los casos, en el pago de intereses; y en el peor escenario, en sanciones que van hasta el 60 % de la inexactitud, o máximo 15.000 UVT[1] por la entrega incorrecta e incompleta de la información que solicite la UGPP. 

Para construir el IBC – Ingreso Base de Cotización— es importante tener en cuenta la siguiente clasificación conceptual:

·      Pagos salariales.
·      Pagos no constitutivos que hacen base.
·      Pagos no constitutivos que no hacen base.
·      Límite del 40 %.
·      Novedades.
·      Exoneración de parafiscales.
·      Tipos de aportantes
·      Tipos de cotizante.
·      Subtipos de Cotizante.