Siguiendo lo dispuesto por el legislador en la normativa aplicable para herramientas, es decir, el artículo 128 del C.S.T., tenemos: 
“(…)lo que recibe en dinero o en especie, no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes(…)”.

Cuando de herramientas se trata, es importante precisar que deben ser suministradas por el empleador,  por ejemplo, si se contrata a un conductor: el vehículo, la gasolina, el dinero para los peajes y demás gastos de viaje, debe asumirlas el empleador, ya que de faltar cualquiera de estos elementos el empleado no podrá cumplir con el contrato, sin perder por esto el derecho a obtener la remuneración acordada. 

En algunos casos, el valor otorgado por concepto de herramientas supera el  salario percibido, en estos la UGPP amparada en el Acuerdo 1035 de 2015, declarado parcialmente nulo por el Consejo de Estado, afirmaba que dichos pagos hacían parte del IBC y debían ser incluidos dentro del total remunerado; generando una afectación no solo para la empresa aportante, sino también para el trabajador, toda vez que la cotización se comparte, y no es justo bajo ningún punto de vista que le descuenten, sumas por un ingreso que no enriquece su patrimonio y que es esencial para realizar la labor contratada.

Pongamos otro ejemplo, el caso de un contador cuyo lugar de residencia es Bogotá D.C. y en el contrato quedó pactado que es allí donde desempeñará sus funciones y que las ejecutará el mismo, pero debido a una emergencia la empresa debe enviarlo a Medellín a atender una diligencia con la DIAN.

El contador acepta y la empresa se encarga de proveer para su transporte, la alimentación y el alojamiento durante varios días; cuando regresa, legaliza sus gastos y entrega a su empleador el dinero sobrante.

Supongamos que en este ejemplo el valor de los viáticos es la suma de $5.000.000, que si bien es cierto ingresaron al patrimonio del trabajador, no lo enriquecieron, ni los destinó para su disfrute o para sus gastos personales; y que en razón de la posición adoptada por la UGPP en la vigencia del Acuerdo ya mencionado, por el monto correspondiente a herramientas,  está obligado a realizar aportes, y en consecuencia se le tendrá que efectuar un descuento del 8 %, para salud y pensión de $400.000.

Si se adoptara como correcta la tesis, con toda seguridad el trabajador no va a volver a aceptar este tipo de encargos, puesto que en lugar de enriquecerse se estaría empobreciendo.

Desde la posición de la empresa, el razonamiento es similar, ya que se supone que los aportes, que en esencia son parte de los impuestos a la nómina por tener empleados a cargo, se generan por los pagos que incrementan el patrimonio de sus trabajadores, bien sean constitutivos o no de salario y las herramientas, corresponden a gastos que destina para el cumplimiento de su objeto social y por ende pueden ser deducidos de la renta. 
Para dar un adecuado manejo a las herramientas, es necesario, tener en cuenta los siguientes aspectos: i) identificar si se trata de pagos que remuneran al trabajador, ii) no conviene efectuar pagos por herramientas, cuando el trabajador esté incapacitado o en vacaciones, ya que están ligadas a la prestación del servicio, iii) deben enriquecer el patrimonio del empleado, si se otorga una suma determinada de dinero y queda un excedente, él debe realizar el correspondiente reembolso, en caso de que no se cumpla con dicho requisito deben tenerse en cuenta dentro del límite del 40 % del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010.

Un manejo adecuado implica contar con una política clara de gastos de viaje, legalizaciones, y reembolsos, en caso contrario estaremos en riesgo frente a un proceso de fiscalización.